Как контролировать дебиторскую задолженность

На тему эффективного управления дебиторкой не писал только ленивый. Но проблема никуда не исчезает - люди уходят в минус, платят сотрудникам из своего кармана и закрываются, хотя теоретически у них есть миллионы. Степан Родионов, основатель сервиса управленческого учета Adesk, вывел пять конкретных шагов, которые помогают управлять дебиторской задолженностью и не допускать просрочек.

Шаг 1. Проверяем репутацию партнеров по плану минимум и плану максимум.

При небольших сделках действуйте по плану минимум:

  • Запросите у контрагента копии устава, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой, копию паспорта руководителя.
  • Соберите информацию в интернете: найдите отзывы о компании, почитайте комментарии в ее сообществах в соцсетях.
  • Убедитесь, что компания действительно находится по указанному в документах адресу. Если компания производственная, дополнительно проверьте адреса производственных цехов.

А вот что нужно сделать дополнительно перед крупной сделкой:

  • Если контрагент тоже расценивает сделку как крупную, ее должен подтвердить директор: "Одобряю. Уверены, что заплатим".
  • Попросите контрагента показать финансовую отчетность: отчет о прибылях и убытках, баланс. Если предоставляете отсрочку более чем на 60 дней - расшифровку дебиторской и кредиторской задолженностей.
  • Лично пообщайтесь с представителем партнера. Причем желательно не с менеджером, который ни за что не отвечает, а с лицом, принимающим решения.
  • Узнайте, кто раньше поставлял контрагенту аналогичную продукцию. Свяжитесь с его предыдущими партнерами и поговорите с ними.

Комплексную проверку даже при долгосрочных устоявшихся отношениях нужно проводить каждый год. А текущее положение дел проверяйте перед каждой сделкой.

Сделать это можно с помощью официальных источников: сайта ФНС, реестра недобросовестных поставщиков, картотеки арбитражных дел, банка данных исполнительных производств.

Лично нам нравятся специальные проверочные сервисы, которые подтягивают информацию о контрагенте автоматически, например, fek.ru, rusprofile.ru и другие.

Тут главное не впадать в паранойю. Необязательно сразу отказываться от сотрудничества, если контрагент - ответчик в судебном деле или против него возбуждено исполнительное производство. Бывает, что один из водителей компании нарушил ПДД, штраф забыли оплатить и через 70 дней дело ушло в ФССП. Стоит это того, чтобы отказаться от выгодной сделки? А вот если сумма исков к контрагенту и долг по базе исполнительных производств превышают его прибыль, то с ним лучше не работать.

Чтобы менеджеры не забывали проверять партнеров перед каждой сделкой, попросите их заполнять отдельное поле в программе управленческого учета. Как минимум пусть напишут в комментариях: "Проверено. Дата" и прикрепят скрин проверки.

Шаг 2. Оформляем заказы только после проверки задолженности.

Бывает, что вы уже долго работаете с компанией и она исправно платит. В какой-то момент у вашего партнера меняются приоритеты: в первую очередь он начинает платить поставщику с более высокооборачиваемым и маржинальным товаром. Вы не хотите упускать постоянного клиента и продолжаете поставки, а долг постепенно накапливается до критического размера.

Тут поможет кредитная политика. Пропишите в ней максимальный объем дебиторки для каждого клиента в зависимости от его финансовой отчетности и платежной дисциплины. Отслеживайте размер задолженности клиентов в программе управленческого учета. При превышении кредитного лимита откажите должнику в отгрузке товара или предоставлении услуги.

Шаг 3. Контролируем размер дебиторки в целом по компании.

В идеале дебиторка примерно равна кредиторке. Вы должны столько же денег, сколько должны вам. Один контрагент работает на ваших деньгах, вы работаете на деньгах второго и не уходите в минус. Если дебиторская задолженность больше кредиторской, вам придется задействовать свои деньги, а это повышает риск кассовых разрывов.

Оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженностей тоже должна быть одинаковыми, иначе получится так, что вы предоставляете отсрочку на 60 дней, а своим поставщикам переводите деньги через 30 дней после получения товара и целый месяц сидите без денег.

Чтобы не остаться на мели, есть два варианта. Первый - договоритесь с поставщиком на увеличение отсрочки. Второй - отгружайте продукцию клиентам с условием, что они заплатят не позже чем через месяц.

Шаг 4. Мониторим платежи.

Вы должны четко знать, кто, когда и в каком объеме должен заплатить. При небольшом количестве клиентов учет можно вести и в Excel. Если клиентов много, используйте программу управленческого учета, в которой можно выставить контрагентам счета и настроить интеграцию банка. Тогда все задолженности и поступления будут автоматически отображаться на странице нужного контрагента.

Вам не придется поднимать договоры и рыться в бухгалтерских документах: дата платежа по договору и по факту - в одном месте. Эта информация пригодится вам при назначении кредитных лимитов.

В крупных и средних компаниях этим занимается кредитный контролер, независимый от производства и отдела продаж. В малом бизнесе руководитель берет его функции на себя.

Шаг 5. Осваиваем искусство требовать оплату.

Клиент заплатит быстрее, если вы будете постоянно напоминать о долге. Проще перечислить деньги, чем регулярно выслушивать претензии, угрозы штрафными санкциями, судом и продажей долга коллекторам. Говорите с клиентом на его языке.

Составьте собственный регламент по борьбе с дебиторской задолженностью. Так сотруднику, который несет ответственность за взыскание дебиторки, будет проще работать.

Подведем итоги.

Чтобы вам всегда было чем платить своим сотрудникам и кредиторам, действуйте по плану:

  • Проверяйте финансовое состояние и законопослушность контрагентов-дебиторов с помощью специальных сервисов.
  • Перед оформлением заказа проверяйте текущую задолженность клиента. Она не должна превышать установленного для него кредитного лимита.
  • Соблюдайте баланс дебиторской и кредиторской задолженности в целом по компании. Идеальное соотношение 1:1.
  • Ведите учет платежей в Excel или в программе управленческого учета типа Adesk.