Современный офис - это уже не просто рабочее место, а настоящее пространство для жизни, генерации идей и нестандартных решений. Как продумать стратегию пространства для продуктивной работы, рассказал Руслан Кубрава, директор S.A. Ricci Project Management.
Стратегическое мышление.
Workspace strategy, или стратегия эффективной организации рабочего пространства, позволяет создать такой офис, который будет не только отвечать целям компании, но и создаст оптимальные условия для каждого сотрудника. Офисная стратегия решает сразу несколько задач: оптимизирует процессы, создает наилучшую рабочую атмосферу и повышает мотивацию работников.
Построить офис с применением стратегии организации рабочего пространства сложнее, чем просто нарисовать рассадку и расставить столы сотрудников. За время своего развития в России офисные пространства эволюционировали от кабинетной планировки к тотальным опенспейсам ради экономии арендатора. Однако современные исследования говорят о том, что полностью открытое рабочее пространство неэффективно в работе.
Согласно исследованию Гарвардского университета, в открытых зонах коллеги на 70% реже вступают в живое общение, предпочитая переписки. Снижение работоспособности людей достигает 30% в зависимости от типа работы и склада характера. В условиях, когда каждая минута рабочего времени на счету, ежедневная потеря 86 минут сотрудника, который отвлекается на шум в опенспейсе, просто расточительна.
Workspace strategy прежде всего позволяет организовать офис так, чтобы он был по-настоящему комфортным для каждого сотрудника. То, что кажется утопией, на самом деле работает, но требует более глубокой проработки при внедрении. Для выстраивания стратегии организации рабочего пространства необходимо применить комплексный анализ сразу нескольких инструментов. Для этого нужно:
- собрать исходные данные: оцифровать рабочий день сотрудников, провести исследование внутренних и внешних логистических потоков, проанализировать достоинства и недостатки текущего офиса, а также представлений пользователей об идеальной рабочей среде;
- проанализировать уровень использования различных зон офиса: узнайте, сколько времени каждый сотрудник проводит непосредственно на рабочем месте, какой процент столов большую часть времени свободен, как и в течение какого времени используются неформальные рабочие зоны или зоны для отдыха в офисе, какие департаменты и на какое время в течение дня занимают переговорные и т.д. В ходе такого исследования может оказаться, что большая кухня почти всегда пустует, а обедать люди предпочитают, к примеру, в зонах отдыха или за рабочими столами. Также может выясниться, что часть переговорных постоянно занимают проектные команды, которым в условиях опенспейса неудобно объединяться на рабочих местах;
- провести психологическое тестирование сотрудников: важно узнать, насколько людям комфортно рабочее "соседство" и выяснить ключевые особенности характеров сотрудников. Без этого не получится улучшить персональные рабочие условия.
Эффективный офис.
В строительстве новых офисов workspace strategy уже применяют мировые лидеры - не только Google, но и Johnson & Johnson, Coca-Cola European Partners, Goldman Sachs и т.д. В формировании стратегии можно ориентироваться на исследования крупнейших мировых компаний. Например, на аналитику компании Leesman Office, которая собирает статистику об отношении сотрудников к их рабочим местам. В 2018 году в оценке приняли участие более 400 тыс. работников в 3 тыс. локаций по всему миру. Помимо конкретных трендов аналитика дает представление о том, что сегодня действительно важно для сотрудников в эффективном офисе:
- качество индивидуальной работы, отдыха и перерывов;
- возможность обучения у коллег;
- пространство и время для размышлений и встреч.
Ключевыми факторами неудобства в офисе считают:
- уровень шума;
- качество общего декора и обстановки персонального рабочего места;
- размер переговорных и неформальных рабочих зон, а также их ежедневная эксплуатация, в том числе уборка.
Оценивая признанные лучшими офисы по всему миру, мы видим главное, что объединяет эти компании, - высокий уровень доверия работников. Так, 86% сотрудников этих компаний планируют работать в них как можно больше, у 88% отмечается уровень продуктивности выше требуемого, а по оценке 86% сотрудников эффективность командной работы выросла.
В основе по-настоящему эффективного офиса, выстроенного по стратегии, лежат базовые системы - это качественная инженерия (в том числе вентиляция и отопление), продуманное зонирование пространства, освещение и наличие "умных" систем - от контроля доступа в офис до бронирования переговорных. Эти составляющие непосредственно влияют на работу людей и находятся внизу офисной "пирамиды Маслоу": пока не будут удовлетворены потребности сотрудников в качественном свете и воздухе, невозможно говорить о какой-либо эффективности работы.
К числу основных задач, которые может решить заранее продуманная стратегия, стоит отнести и зонирование рабочих мест. Продумать его можно с помощью опроса сотрудников. Исследование поможет грамотно объединить тех, кому необходима работа в команде, и создать в непосредственной близости от их рабочих мест неформальную гибкую рабочую зону - диваны с акустическими спинками, трансформируемые рабочие столы, средства демонстрации презентаций и т.д. В итоге, имея такую продуманную основу, можно "накладывать" на пространство более быстроменяющиеся тренды в организации офиса, которые повысят эффективность сотрудников, но не обойдутся слишком дорого.
Временные тренды.
Главное отличие эффективных офисов, выстроенных с применением workspace strategy, - это особый тип рабочих мест, где офис - пространство для участия, а инфраструктура полностью ориентирована на пользователя. Нужно ли внедрять в ваш офис те или иные тренды, каждая компания должна определять самостоятельно - по результатам внутренних исследований. Ниже три главных тренда, которые сейчас используют в ведущих офисах по всему миру.
1. Pet-friendly офисы. Дословно это означает - офис, который открыт для домашних животных. Первыми брать с собой любимцев в офис разрешили компании в США. Сегодня это уже активно развивается и в России: работать вместе со своими питомцами позволяют Mars, BBDO, многие компании сферы digital и ИT. Однако важно предусмотреть для животных соответствующее оборудование. Например, в офисе компании Bark в Колумбусе, США, предусмотрены неформальные рабочие зоны с местами для собак.
2. "Неофисные" интерьеры. Они важны для людей, которые устали от классических холодных цветов и строгих форм в рабочем пространстве. "Домашняя" обстановка становится настоящим преимуществом компании. Такой стиль может проявляться в обилии мягкой мебели, в ретростилистике оформления, количестве и расположении неформальных зон и зон отдыха. Также помогает в создании уютной атмосферы и фитодизайн (оформление пространства с помощью растений). Кроме того, не стоит бояться ярких цветов - в оформлении можно использовать фирменные цвета бренда. Это подчеркнет принадлежность работников к компании.
3. Технологичность пространства. Согласно опросам "умные" технологии имеют большое влияние на качество окружающей среды. Например, от переговорных офисные работники сегодня ждут автоматизированного сопровождения презентаций, виртуального помощника по бронированию, встроенных возможностей для качественной конференц-связи. Сегодня большинство компаний от выделенных линий и спикерфонов приходят к простой и понятной интеграции Smart TV в переговорных. Важно, что их интерфейс понятен не только ИT-специалистам, а значит, для настройки и не потребуется помощь профессионалов.
