Системы планирования ресурсов предприятия предназначены для автоматизации и ускорения процессов ведения бизнеса (производства), что снижает негативное влияние человеческого фактора. На практике это позволяет оптимизировать работу крупной компании с большим количеством подразделений, отделов, сотрудников и клиентов.
Также существуют IRP системы - это системы реагирования и управления инцидентами, которые помогают бизнесу автоматизировать процесс работы с инцидентами информационной безопасности.
Чтобы понять, нужна ли ERP системы вашей компании, необходимо знать, как она работает, из чего состоит, каковы достоинства и недостатки ее использования на практике.
Сущность и структура ERP систем.
Аббревиатура ERP происходит от Enterprise Resource Planning, что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:
- Управление финансовыми ресурсами;
- Управление трудовыми ресурсами;
- Управление активами;
- Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов;
- ...
С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.
Простыми словами ERP системами являются модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.
Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия.
Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:
- Платформа - основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
- Инструменты управления данными - сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
- Подключаемые модули - независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.
Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:
1. Внутренние - программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
2. Внешние - программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры.
3. Коннекторы - программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют функции обмена данными.
Где взять ERP систему для предприятия.
Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:
1. Создание собственного продукта. Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
2. Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия. Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
3. Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании. Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.
Как выбрать и внедрить ERP систему.
Универсальной системы планирования ресурсов, подходящей для всех компаний, не существует. Для каждого производства выбирается свой наиболее оптимальный продукт, который затем корректируется в процессе внедрения.
Виды ERP систем для предприятий.
Классификация систем планирования ресурсов предприятия осуществляется по нескольким параметрам, учет которых поможет вам в выборе подходящего продукта. Так, по назначению они могут быть отраслевыми и общими.
По виду организации выделяют системы следующих форматов:
- Публичные - доступ к общему функционалу программы имеет множество пользователей, но ваши данные доступны только сотрудникам вашей компании.
- Приватные - программа изолирована и может изменяться, и дорабатываться под задачи компании.
- Гибридные - совокупность двух видов.
По типу хранения информации:
- Облачные - базы данных располагаются на внешних серверах.
- Внутренние - данные хранятся на собственном сервере компании.
По формату пользовательского интерфейса:
- Стационарные (десктопные) - программное обеспечение для подключения к базам данных устанавливается на ПК и может работать автономно от сети интернет, используя только внутренние коммуникации.
- Браузерные (работающие только онлайн) - доступ к системе осуществляется через сайт компании и личный кабинет сотрудника, клиента или партнера.
По архитектуре программного обеспечения:
- Модульные - складываются из множества компонентов (модулей), разработанных для решения различных задач.
- Монолитные - единые комплексные программы.
По классу лицензии на использование:
- Проприетарная - закрытое ПО, для использования которого требуется оплатить лицензию.
- Open Source - бесплатные программы с открытым исходным кодом.
Ошибки выбора системы планирования ресурсами.
Неправильный выбор системы управления предприятием ERP не только повлечет за собой дополнительные расходы, но и может негативно отразиться на работе предприятия. Чтобы не допустить ошибок, вам нужно знать основные из них:
1. Отсутствие правильно выбранной и четко сформулированной цели. Важно понять, что ERP - должна улучшать работу компании, перенимая положительные стороны и компенсируя отрицательные. А потому, при выборе необходимо точно определить какой эффект от внедрения должен быть получен. Если вашей целью является оптимизация бизнеса в целом, вы не получите необходимого результата.
Все задачи должны быть конкретизированы в техническом задании. При этом система должна быть адаптирована под компанию, а не наоборот. Полностью перестраивать бизнес, особенно если он прибыльный, под систему ERP - ошибочно.
2. Неправильный выбор методики решения поставленных задач. Каждая система ERP построена для определенной сферы бизнеса. Она может быть адаптирована для производственной сферы или исключительно для торговли.
3. Односторонний взгляд на выбор системы. Команда специалистов, составляющих ТЗ, выбирающих и контролирующих процесс внедрения системы должна включать в себя представителей различных отделов компании (IT, продаж, кадрового, производственного). В противном случае итоговый продукт будет выбран с позиции удобства только одного звена пользователей и не принесет должной эффективности предприятию в целом.
4. Недостаточная квалификация разработчика и специалистов, осуществляющих внедрение. Процесс создания и интеграции системы планирования ресурсов имеет высокую стоимость и многие компании, стремясь снизить затраты, обращаются к фирмам с малым опытом или используют бесплатные ERP системы, что достаточно рискованно.
5. Низкий уровень контроля процесса интеграции программы в систему.
6. Сложность интерфейса. Если программа слишком сложна для интуитивного понимания, вы можете столкнуться с проблемой необходимости обучения персонала работе с ней. Это также повышает риск случайных ошибок при внесении данных, что влечет за собой некорректное планирование и все вытекающие последствия.
Какие функции должна обеспечивать система планирования ресурсов.
Основной инструмент при планировании бизнеса, позволяющий принимать решение - это отчетная документация. Именно она является основой работы ERP, которая в свою очередь должна предоставлять возможность анализировать данные отчетов с различных позиций. А потому эффективная ERP система должна обладать рядом следующих функций:
1. Обеспечение удобного документооборота. Основным назначением ERP систем является обеспечение быстрого оформления документации (счета, накладные, отчеты, прайсы), а также последующих операций с ними (поиск, доступ, пересылка, редактирование).
2. Планирование. Алгоритм системы, особенно для производства, должен позволять планировать платежи, поставки, работу склада, сезонные изменения, объемы продукции. Для каждой компании планирование производства носит индивидуальный характер и привязано к объемно-календарной стратегии.
3. Прозрачность информации. Программа должна фиксировать все операции, стороны, объемы и даты их проведения, что сделает работу компании более прозрачной для анализа.
4. Разграничение доступа для разных уровней. Поскольку система охватывает очень большой объем информации о работе компании, большая часть которой должна оставаться закрытой для сотрудников нижних уровней, клиентов и партнеров, она должна позволять закрывать часть данных для пользователей с различным допуском.
5. Единая сеть данных. Система ERP должна обеспечивать возможность отслеживать все процессы в отдельности (например, сделки) на всех уровнях от закупки сырья и производства, до оформления продажи и уплаты налога.
6. Кадровый учет. Программа должна предусмотреть возможность контроля численности персонала, планирование графика выходов и отработанных часов, учет уровня квалификации сотрудников и составление графиков отпусков, прохождения курсов повышение квалификации. Также эффективная система планирования предусматривает возможность расчета зарплат и премий, с учетом формы оплаты труда.
7. Работа с поставщиками. Функционал системы должен позволять хранить и обрабатывать базу поставщиков, отправлять запросы на наличие, планировать формирование заказов, высвобождение оборотных средств и оплату счетов, контролировать процесс доставки, а также вести отчетность по закупкам.
8. Работа с клиентами. Система должна позволять вести полный учет данных по каждому клиенту, независимо от того сколько юридических лиц входит в структуру последнего. Это подразумевает не только возможность предоставления клиенту работать через собственный кабинет, но и хранение данных по совершенным сделкам, дебиторской задолженности, планированию поставок, обработке счетов, истории сотрудничества.
9. Сервисное обслуживание и ремонт. Если речь идет о производстве, эта часть программы должна обеспечивать планирование технического осмотра оборудования, графика проведения планового ремонта, модернизации или замены оснащения предприятия. Для торговых предприятий в системе должна быть предусмотрена возможность учета сервисного обслуживания проданных товаров и ремонта по гарантийным обязательствам.
Особенности внедрения ERP.
Система планирования ресурсов оперирует базами данных, которых, как правило, очень много. Непосредственно сама информация может находиться на различных носителях, включая бумажную документацию, а потому ее перенос в электронный формат - это огромный труд. Сами данные разделяют на две группы:
1. Важные - информация, которая является основой деятельности предприятия. Это данные о работе и управлении производством, отчетность отдела продаж и кадровиков. Они должны использоваться в системе ERP обязательно.
2. Общие - информация, имеющая значение для конкретной компании, которая не используется компанией постоянно, но является также важной. Эти данные добавляются в систему по необходимости или по требованию руководства компании.
Идеальная ERP должна предусматривать возможность использования всех видов данных, но на практике, чтобы упростить процесс внедрения, для начала учитываются важные, а затем постепенно интегрируются общие.
Исходя из того, какие данные должны быть использованы и требуемого функционала системы, составляется техническое задание. Оно представляет собой официальный документ (инструкцию), демонстрирующий какие задачи и цели необходимо реализовать в процессе внедрения. На основе ТЗ составляется календарный план работ по интегрированию.
Выделяют три стратегии внедрения системы планирования ресурсов предприятия:
1. Пошаговая интеграция - вначале в эксплуатацию запускаются основные модули (например, учет финансов, бухгалтерия и документооборот), а затем после отладки их работы, постепенно внедряются остальные. Этот метод занимает очень много времени и не может продемонстрировать достижения результата сразу. Он нередко применяется компаниями при самостоятельной разработке системы.
2. Комплексное внедрение - система применяется сразу по всем направлениям и в полном объеме, а затем производится постепенная отладка работы. Этот метод позволяет быстро интегрировать систему планирования ресурсов предприятия. Он применяется при покупке готового программного обеспечения.
3. Комбинированный метод - внедрение ERP систем происходит сразу по всем направлениям деятельности, но поэтапно. Эта стратегия позволяет максимально сократить время на внедрение при наименьшей потере качества работы. Чаще всего применяют такую методику частные компании, предлагающие услуги по разработке индивидуального ПО.
Как работает ERP система и кому она необходима.
Учитывая сложность и высокую стоимость, внедрение ERP будет целесообразным только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Высокую эффективность такие системы демонстрируют для крупносерийного производства, в различных корпорациях и холдингах. Если же компания не выпускает широкий ассортимент или занимается изготовлением мелких партий, столь серьезная система планирования ресурсов ей не требуется, и только замедлит процесс и приведет к неоправданным убыткам.
Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств является использование ERP систем небольшими компаниями, работающими в условиях очень высокой конкуренции, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.
Чтобы понять нужна ли вам такая система, необходимо просчитать экономическую эффективность от ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (снижение запасов, скорость производства продукции, сокращение штата, повышение производительности труда), и в итоге для самого предприятия должна приносить дополнительную прибыль или, как минимум, сокращение расходов.
Краткий перечень популярных ERP.
Чаще всего основные ERP системы компаний - это готовые продукты, скорректированные под деятельность предприятия. Они могут быть платными и бесплатными. При грамотном внедрении можно добиться эффективности в обоих случаях.
Популярные бесплатные продукты:
- ERPNext - минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Основной недостаток - ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличивать за дополнительную плату.
- Галактика ERP - разработана под отечественный рынок и позволяет учитывать частые изменения в законодательстве.
Платные программы:
- SAP ERP - одна из наиболее популярных систем, предлагающих широкий функционал и удобный интерфейс.
- 1С:Предприятие - достаточно популярная и доступная по цене система, предлагающая большое количество специализированных решений.
- OpenBravo ERP - программа для среднего уровня с удобным масштабированием и доступной стоимостью.
Достоинства и недостатки ERP.
Большинство недостатков ERP систем вытекает из ее основных качеств, поскольку основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении программы связаны с допущением ошибок при принятии решения о необходимости использования и непосредственном выборе ПО.
Отрицательные стороны интеграции системы планирования ресурсов.
Несмотря на то, что назначение ERP систем - это улучшение процесса деятельности производства, они имеют свои недостатки. В числе последних:
- Сложность программы и, как следствие, высокая цена покупки и внедрения.
- Повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки данных, включая сервера для хранения резервных копий. Оно должно быть надежным и быстродействующим, что определяет высокую стоимость.
- Необходимость обеспечения дополнительной защиты данных, тщательный контроль системы безопасности и настройка иерархии доступа. Хранение информации в электронном формате, и особенно с доступом через сеть, повышают риск хищения или уничтожения (намеренного или случайного) важных документов.
- Зависимость от энергообеспечения компании. Если в офисах, складских помещениях или в торговых залах компании неполадки с электрической сетью, работа компании может полностью остановиться.
Практические достоинства ERP-системы.
Внедрение стратегии и программного обеспечения для учета и планирования ресурсов - это эффективный способ добиться улучшений в работе компании, который обладает следующими преимуществами:
- Возможность интеграции в различные типы производства и быстрая адаптация под широкий спектр деятельности предприятий.
- Поддержка методов планирования по различным направлениям деятельности компании.
- Возможность построения виртуального предприятия.
- Качественный учет финансов по всем подразделениям.
- Возможность управления корпорациями с большим количеством международных подразделений и удаленных сотрудников.
- Масштабируемость и гибкость для внедрения на предприятиях различной величины.
- Способность работать с другими программами и приложениями, используемыми на предприятии.
- Интеграция данных в единую систему, что делает их доступными для множества отделов.
Понимая особенности ERP системы, что это простыми словами и как выбрать для своего предприятия, вы сумеете предостеречь себя от ошибочной покупки ненужного вам дорогостоящего продукта, подобрав наиболее эффективный, сможете грамотно осуществить внедрение, добиться повышения эффективности и прибыли компании.
